作成日
2014-01-01

コンピュータでのToDo管理について

ローカルWiki、メーラ等を使ったToDo管理について(初出: 2011-06-29、2013-03-18)。

前提: 環境に依存しない事を目指す

以下のような事情から、コンピュータ単体で完結できる手法に限定しています。

以下で紹介しているGTD Style Wikiは、ローカル(手元のPC/Mac)のWebブラウザ上で動作する、TiddlyWikiを改良したWikiエンジンです。

メールソフトは、業務に使っているPC/Macであれば、何かしら導入されている筈です。

ThunderbirdとGTD Style Wikiを使う

Thunderbirdは「締め切りの把握」「依頼メールへの対応漏れの防止」として使用。

大体のタスクの発端は誰かからのメールなのだけれども、依頼メールが幾つも重なると受信トレイの中で埋もれてしまってメールの返答を忘れてしまいがち。というか、返信し忘れるというミスをやらかした事があった。

そこで、「○○を×月×日までにお願いします」系のメールは、貰ったら即、締切日付をフォルダ名(受信トレイ/0629とか)にして、そこに入れる様にした。その日付のフォルダを見れば対応しなければならない案件が分かるので、メールが埋もれる心配が無い。これもTickler Fileの一種かも。

終わったものについてはそのまま削除。ゴミ箱を空にしなければ溜まり続けるので、後で引っ張り出したい場合は簡単に救出出来る。或は、適当なフォルダ(上図では受信トレイ/_done)に移動する事にしている。

GTD Style Wikiはメールに限らず、自分が対応しなければならない案件を入力。

各ToDoの記事にこれまでの対応履歴等々を記載出来るし、インクリメンタル検索が可能なので、埋もれても何とかなる。USBメモリに入れられて、特別なソフトウェアのインストールが要らないのも良い。設定でFrontPageに表示させる項目を決められるので、ひとまず「未決」と「連絡待ち」とTicklerFileを表示させるようにして毎日仕事初めと仕事終わりにFrontPageを見るようにしている。最近、結構「未決」をスルーしてしまいがちなので、この辺は今後の課題(安易に「未決」へ放り込まない様にする事でひとまず対処)。

GTD Style Wikiが最近のWebブラウザで正常に動作しない件への対応

上記で紹介したGTD Style WikiがFirefox 17のバージョンアップで(特権管理機能が無効になってしまったので)データが保存出来なくなってしまった。

17では一往隠しオプションがあって、これを有効にすると使えたのでそのままにしていたのだが、Firefox 18になって、到頭それも無効に。

同じような話は、オリジナルのTiddlyWikiにもあったのだが、こちらについてはアドオンで解消できるようになっている。

一方、GTD Style Wikiは、元にしているTiddlyWikiのバージョンが古いためか、アドオンを使っても保存出来ない状態になっていた。

本体を改造しようかと思いつつ手が出せないでいたのだけれども、先日、オリジナルのGTD Style Wikiをベースに、新しいTiddlyWikiで書き換えたものを見つけた。

この「TiddlyWiki備忘録(2013年版)」とTiddlyFoxを組み合わせると、ちゃんと保存出来る。有り難い。

なお、旧GTD Style Wikiから移行する場合、TiddlyWiki標準の移行ツールがあるのだが、これが特権管理機能を有効にしないと使えないので、一時的に古いFirefoxを使う必要がある。あと、特定の記事だけ移行するのが意外と面倒。


この「TiddlyWiki備忘録」は、どうもGTD Style Wikiの機能を完全に移植している訳ではない模様。例えば、保存時のバックアップデータの文字コードがおかしい等(バックアップファイルを使わなければ問題はないが)。

メーラのみを利用

GTD Style Wikiは便利だが、データの移行性という点では、余り扱いやすくない場面もある。

機能の一部は、メーラを使っても一往再現可能。フォルダ分けが出来る事、複数のタグ・ラベル付け機能が使える事を満たすものを使用した方が、使い勝手は良い。

毎日の流れは、例えば以下の様になる。

「アーカイブ」はThunderbirdに標準装備されているフォルダ。メッセージを「アーカイブ」すると、アーカイブ/YYYYフォルダ内に格納される様になっている。メッセージの保管 | 操作方法 | Firefox ヘルプ

  1. メーラを起動し、メッセージを受信する。
  2. すぐにタスク処理できるものは処理してそのままアーカイブする(2分以内に出来る事はすぐやる法則を適用)。
  3. メーリングリストの内容など、見て終わりのものは、見た後アーカイブするか、ゴミ箱に入れる。
  4. 誰かに割り振ることが出来るタスクは、割り振った後、「連絡待ち」タグを付けてアーカイブする。リマインドが必要な場合は、「連絡待ち」タグを付けた後、日付のフォルダ(上述のTickler Fileのフォルダ)に移動する。
  5. 自分で処理しなければいけないタスクで、期限が決まっているものは、その日付のフォルダに移動する。
  6. 自分で処理しなければいけないタスクで、期限が未定のものは、「未決」タグを付けてアーカイブする。
  7. この時点で受信トレイが空になっている筈なので、今日の日付のフォルダ(受信トレイ/MMDD)を開き、タスクを処理する。
  8. 完了したものは、ステータスのタグを削除する(アーカイブされていなければ、アーカイブする)。但し、資料として後で参照しそうなもの(例えば、メールの「字の文」に打ち合わせメモが書いてあるもの等)は、「資料」タグを付けてアーカイブする。

ToDoを作る場合は、新規メッセージでメッセージを作り、一旦下書きに保存し、その後、日付のフォルダ等に移動する。若干面倒。自分宛に普通にメールを送っても良いが。

タグと検索フォルダの活用

古典的なメールの管理手法としては、フォルダを使った仕分けが挙げられる。

ファイル管理の手法をそのままメールにも適用したもので、それなりにうまく管理出来るが、「一つのメッセージは一つのフォルダにしか格納出来ない」という問題がある。コピーを作れば解決出来るが、オリジナルとコピーしたメッセージの両方を常に管理する事になり、煩雑である。

ラベル機能は、Gmailで有名な機能で、メッセージにラベルを付す事が出来るもの。ラベルは複数設定出来、これを検索条件にすることが出来る。

Gmailにはフォルダの概念がなく、ラベルがそれに相当するものとして扱われている。

これと同じ機能が、Thunderbird等には搭載されているので、これを使う事で、メールが格納されているフォルダに依存せず検索が可能となる。

これと組み合わせて使うのが検索フォルダ。検索条件を使った仮想的なフォルダを作ることで、動的に検索が実行され、都度、検索条件に該当するメッセージが表示される。検索フォルダ | Thunderbird サポート

但し、Thunderbirdの検索フォルダ機能は、サブフォルダの構成を自動的に更新しないので注意。例えば、

というフォルダ構成になっていて、受信トレイに対して検索条件を作成し、検索フォルダとして保存する。その際、「サブフォルダも検索する」を指定しておくと、再帰的に検索される様になる(この時点では、受信トレイ、受信トレイ/0101、受信トレイ/0102が検索対象)。

その後、フォルダ構成が

となったとしても、受信トレイ/0103は検索されない(手動で検索条件を変更する必要がある)。

対策として、SavedSearchThemAllアドオンを使う事により、全ての検索フォルダに対して、フォルダ構成の更新が可能(但し、手動で実行する必要がある)。