作成日
2008-03-05
変更日
2013-07-11

Googleグループをメーリングリストに使うための簡単な説明

合唱団でメーリングリスト(以下ML)をGoogleグループに切り替えようとしたら嵌った様なので、引継ぎついでに使い方を簡単に解説します。

意図しない情報漏洩に関する注意喚起(2013-07-11追記)

利用者の設定ミスにより、中央官庁の内部情報など少なくとも6000件以上が、誰でも閲覧できる状態になっているとの報道がされています。

本記事を参考にGoogleグループを作成する場合、アクセスレベルを設定する項目が手順に含まれており、登録者以外にMLのやりとりが参照されないようになっていますが、2008年当時の画面表示を参考に作成されており、設定方法が現状と一致しない可能性もありえます。公開範囲が適切に反映されているか、念の為確認することをおすすめします

具体的な設定方法については、LACが掲載している内容が参考になります。

参考

Googleグループとは何か

Googleグループでは、小規模なグループウェアとして使える各種サーヴィスがまとめて提供されています。その中でもディスカッション機能の一部として提供されているメーリングリストの機能は、他の無料サーヴィスと比較して非常に便利なものです。

MLをGoogleグループに移行するメリット

既存のMLサーヴィスにも無料のものはありますが、広告が付く事が多い様です。過去のログがずっと残り、ウェブから簡単に参照出来るのはGoogleグループならではです。

想定する状況

ここでは、混声合唱団での運用を想定して、

の五つを作ります。サブグループみたいな機能は無い様なので、五つを別々に作成します。

全員が好き勝手にメールアドレスを追加・変更出来るのは好ましくないので、MLのアドレス追加・変更はパートリーダーと管理者だけが行えるものとします。

一つのGoogleアカウントで作成出来るグループ数には限りがあります。非効率ですが、各パート毎にGoogleアカウントを作ってしまった方が楽なのかも知れません。すなわち、

abcmixedchor-sop
Sop.のグループを作成・管理する為のアカウントとして作成
abcmixedchor-alt
Alt.のグループを作成・管理する為のアカウントとして作成
abcmixedchor-ten
Ten.のグループを作成・管理する為のアカウントとして作成
abcmixedchor-bas
Bas.のグループを作成・管理する為のアカウントとして作成
abcmixedchor
全体MLを作成・管理する為のアカウントとして作成

等といった感じです。こうすれば、パートリーダーに作成済みのGoogleアカウントを使って貰う事で管理が円滑に進められると思われます。

なお、Googleグループでは、登録された人の権限を次のように区別しています。

正規メンバ
アーカイブの閲覧やメッセージの投稿を行うことができます。
マネージャ
保留中のメッセージやメンバーの承認、グループ設定の変更を行うことができます。
オーナー
グループ オーナーはあらゆる設定を変更できるほか、グループを削除することもできます。

権限が大きい順に、オーナー>マネージャ>正規メンバ、となります。権限は包含関係にあるので、オーナーはマネージャと同じ事が出来ますし、マネージャは正規メンバと同じ事が出来ます。

普通の利用者は、自動的に正規メンバになります。また、グループを作った人は自動的にオーナーになります。

Googleアカウントの作成

管理者はGoogleアカウントを所持していなければなりませんので、登録します。所持している場合は次の手順に進んで下さい。

グループの作成・メンバーの登録

グループの作成

取り敢えずソプラノのMLを作成します。他のパートは手順が一緒なので省略。

グループを作成...を選択します。

作成画面に移行するので、必要な情報を入力します。

グループに名前を付ける
××混声合唱団 ソプラノ(例)
グループのページに使われるものなので、分かり易い名前に。
グループのメール アドレスの作成
foomixedchoir-sop@googlegroups.com(例)
グループの説明を入力
何か入れないと登録出来ない。「××混声合唱団のソプラノ用グループです」みたいな内容で十分。
アクセス レベルを選択
制限付きを選択
誰でもMLのやりとりを見られるのは困るので、メンバしかアクセス出来ない様にする。

入力が完了したら、グループを作成を選択します。次の画面で、いたずら防止の為、変な形のアルファベットを入力させられる場合があります。

作成が正常に完了すると、「メンバーの追加」画面になりますが、後でこの作業を行うので、今はこのステップを省略を選択します。

グループの設定変更・メンバの追加

グループのページに移動します。

グループ設定

右メニューのグループ設定を選択します。

なお、以下の変更をしたら忘れずに変更を保存を選択してください。

アクセスタブ

メンバーリストを閲覧できるユーザーを指定してください。
マネージャのみがメンバーリストを閲覧できるを選択
メンバーと言えど、個人情報が自由に閲覧可能なのは好ましくないので、マネージャ(管理者)だけが閲覧出来る様に変更します。

メールの配信タブ

件名プレフィックス
[××合唱団 ソプラノ](例)
ここに記入した文字がSubject(件名)の接頭辞として追加される。
メッセージのフッター
フッターを使用しないを選択
一部の携帯電話では次項の返信先設定が無視されることがありますので、フッターに返信先を書いておくと良いかも知れません。Q&A参照。
メッセージに対する返信
返信をメッセージの投稿者に送信するを選択
返信先の指定は、うちの団で使っていたqmailのML機能の挙動に合わせたもの。世間では、返信先がメーリングリスト自体のアドレスになっているものも多い。移行前のMLの仕組みを良く理解しておき、それと同じ挙動にするのが無難。

メンバーの追加

右メニューのメンバーを招待を選択します。

ここでは、団員の手間を省くため、事前に団員に説明の上、管理者が勝手に登録する事とし、メンバーを直接追加を選択します。

追加するメンバーのメールアドレスを入力
登録したいE-Mailアドレスを羅列します。カンマ区切りで複数指定できます。
ウェルカムメッセージを作成
登録後Googleから送られて来るメールにメッセージを追加出来ます。いきなりメールが来ると戸惑う人も多いので、Googleグループに登録した旨、書いておくと良いでしょう。(いかにも適当な文面なのでお奨めしないけれども)「ソプラノMLに登録しました。よろしくおねがいします」等。
メールの登録オプション
一々送信毎に受け取りたいので、メッセージ / 更新毎に送信を選択します。

メンバーを追加を選択すると、メンバーが追加されます。

なお、既にExcelでE-Mailアドレスを管理している場合、楽にこの作業を行う方法があります。

追加したメンバーに対しては、Googleから追加された旨、以下の様に連絡があります。

Googleは米国のサーヴィスなので、深夜等のとんでもない時間に上記のメールが来る事が有ります。責任者は予めその事を周知しておくか、時差を考慮してメンバーの追加を行う必要があります。

ユーザ権限の変更

ここでは、パートリーダーに「マネージャ権限」を与えます(メンバーを退会させたり追加出来る様にします)。

グループのページの右メニューから、管理業務を選択し、メンバーを管理タブを選択します。

すると、メンバーの一覧が表示されるので、マネージャにしたいメールアドレスの横のチェックボックスにチェックを入れ、メンバータイプを設定マネージャにしてOKを選択します。

正常に変更された場合は、ニックネーム列にマネージャと表示されるはずです。

携帯電話からGoogleグループの機能(特に管理系)を使うのは、かなり困難に思われるので、GMailもしくはその他のフリーメールのアカウントを一つ取得してもらった方が良いかも知れません(携帯電話のアドレスを登録している場合でも、そのアドレスでGoogle アカウントを作成する事でPCから管理が可能かも知れませんが、筆者は試していません)。

Q&A

Q
ML宛のメールはどこに送れば良いの?
A
もしグループのページのURI(http://groups.google.co.jp/group/xxxxxxxx/)を覚えているのなら、xxxxxxxx@googlegroups.comが送信先になります。
或は、MLの登録されているE-MailアドレスのGoogleアカウントでGoogleグループにログインすると、グループのページを見る事が出来ます。
Q
なんかメールが届かないんですが?
A
自分で送信したメールは自分には届きません。Googleグループの「仕様」。
携帯電話ユーザの場合、googlegroups.comを受信拒否している可能性があります。設定を変更して下さい。
GoogleのMLで配信したメールが携帯(au)に届かない - 教えて!goo
Googleからの連絡メールは届きましたか? 届いていない場合、正しくないE-Mailが登録されている可能性があります。マネージャに問い合わせてみてください。
RFCに準拠しない等の変なE-Mailアドレスには届かない可能性があります。RFCに準拠した書式になる様に修正し、マネージャに変更を依頼するか、次項のメールアドレス変更作業を行ってください。
スラッシュドット・ジャパン | auのEメールアドレスが相互接続性を保障できないルールに変更?
Q
メールアドレスが正しく登録されていない気がするんですが?
A
Googleグループでメールアドレスを追加する際、間違ったE-Mailを入力しても普通に登録出来てしまいます。
メーリングリストにテストメールか何かを送信し、しばらく待ちます。その後、マネージャ権限でグループのページ(http://groups.google.com/group/xxxxxxx/)から管理業務メンバーを管理宛先不明タブを選択すると、宛先不明で帰って来たE-Mailアドレスが表示されます。
編集を選択し、このメールアドレスを一旦退会させて、新たに正しいE-Mailアドレスを登録します。
Q
メッセージに対する返信返信をグループ全体に送信するになっているのに、返信しようとしたら送信者宛になってしまうのですが?
A
MLのメールは、送信者(メールを投稿した人)がFrom、宛先(グループのメールアドレス。例: foomixedchoir-sop@googlegroups.com)がTo、メッセージに対する返信がReply-Toになります。
メールはFrom(=メールを投稿した人)に対して返信するのが一般的なメールソフトの挙動ですが、Reply-Toがある場合、メールソフトは返信先をReply-Toで指定されたメールアドレスに設定します。つまり、この時Fromは無視され、Reply-Toが優先されます。
しかしながら、携帯電話のメールなど、一部のメールソフトはReply-Toを認識しません。この場合、返信先は通常と同じでFrom(=メールを投稿した人)になります。これはシステム側ではどうしようもありません。
対策として、メール末尾に
-- 
MLの返信先: foomixedchor-sop@googlegroups.com
といった文言を常に追加する方法が有ります。グループのページ(http://groups.google.com/group/xxxxxxx)右メニューのグループ設定-メールの配信タブにメッセージのフッターという設定項目があるので、この欄に追加したい文言を入力します。入力した項目はMLの末尾に常に追加されるようになります。
Q
メールアドレスを変更したいのですが?
A
アカウント情報メールを変更からメールアドレスを変更出来ます。変更すると、新しいメールアドレスにGoogle アカウント: メール変更の確認という件名の確認メールが行きます。
  • Google アカウントからのお知らせです。

    Google アカウントのメール アドレスを変更していただきありがとうございます。新しいメール アドレスを確認するには、次のリンクをクリックしてください。

    http://www.google.com/accounts/VNE?c=adf439WEWjk332qafsd&hl=ja

    このリンクをクリックしても機能しない場合は、URL をコピーして新しいブラウザ ウィンドウに貼り付けてください。リンクをクリックしなければ、アカウントにアドレスは追加されません。
このメールが届かない場合は、正しいメールアドレスを入力しているか確認してください。
トラブルシューティング : 「無効なメール アドレス」エラー - Google アカウント ヘルプ
文中のURLにアクセスすることでメールアドレスの変更自体は完了しますが、メーリングリストのメールアドレスは古いままです。グループのページ(http://groups.google.com/group/xxxxxxx)にアクセスしてログインした際にメール アドレスを更新ページが表示されますので、アドレスを変更するを選択します。これで、新しいメールアドレスでグループに登録されます。
頻繁にメールアドレスが変わるのであれば、Gmailのアカウントを一つ作ってそれをグループに登録しておき、Gmail側で他のメールアドレスに転送するようにフィルタを設定すると、変更の手間が減ります。
フィルタ作成時、キーワード欄にlist:"<xxxxxxx.googlegroups.com>"と入力すると、該当のMLだけを抽出できます。もしくは、受信したMLのメールを表示させ、詳細を表示MLフィルタ設定を選択しても同様です。
大容量で高機能、しかも無料!! 今日から始めるGmail特集(第2回)〜「ラベル」と「フィルタ」を活用してGmailをカスタマイズ〜
Q
メーリングリストから退会したいのですが?
A
グループ名をfoobarに所属している場合、foobar+unsubscribe@googlegroups.comにメール送ると退会する事が出来ます。若しくは、Googleグループにログインした状態でグループのページ(http://groups.google.com/group/foobar)にアクセスし、メンバーステータスを編集退会と選択する事で退会する事が出来ます。
グループから退会するにはどうすればよいですか。 - グループ ヘルプ(何故か-unsubscribe@googlegroups.comになっていますが、他のヘルプやグループの設定画面では+unsubscribe@googlegroups.comです)