合唱団でメーリングリスト(以下ML)をGoogleグループに切り替えようとしたら嵌った様なので、引継ぎついでに使い方を簡単に解説します。
Googleグループでは、小規模なグループウェアとして使える各種サーヴィスがまとめて提供されています。その中でもディスカッション機能の一部として提供されているメーリングリストの機能は、他の無料サーヴィスと比較して非常に便利なものです。
既存のMLサーヴィスにも無料のものはありますが、広告が付く事が多い様です。過去のログがずっと残り、ウェブから簡単に参照出来るのはGoogleグループならではです。
ここでは、混声合唱団での運用を想定して、
の五つを作ります。サブグループみたいな機能は無い様なので、五つを別々に作成します。
全員が好き勝手にメールアドレスを追加・変更出来るのは好ましくないので、MLのアドレス追加・変更はパートリーダーと管理者だけが行えるものとします。
なお、Googleグループでは、登録された人の権限を次のように区別しています。
アーカイブの閲覧やメッセージの投稿を行うことができます。
保留中のメッセージやメンバーの承認、グループ設定の変更を行うことができます。
グループ オーナーはあらゆる設定を変更できるほか、グループを削除することもできます。
権限が大きい順に、オーナー>マネージャ>正規メンバ、となります。権限は包含関係にあるので、オーナーはマネージャと同じ事が出来ますし、マネージャは正規メンバと同じ事が出来ます。
普通の利用者は、自動的に正規メンバになります。また、グループを作った人は自動的にオーナーになります。
管理者はGoogleアカウントを所持していなければなりませんので、登録します。所持している場合は次の手順に進んで下さい。
取り敢えずソプラノのMLを作成します。他のパートは手順が一緒なので省略。
グループを作成...を選択します。
作成画面に移行するので、必要な情報を入力します。
入力が完了したら、グループを作成を選択します。次の画面で、いたずら防止の為、変な形のアルファベットを入力させられる場合があります。
作成が正常に完了すると、「メンバーの追加」画面になりますが、後でこの作業を行うので、今はこのステップを省略を選択します。
グループのページに移動します。
右メニューのグループ設定を選択します。
なお、以下の変更をしたら忘れずに変更を保存を選択してください。
右メニューのメンバーを招待を選択します。
ここでは、団員の手間を省くため、事前に団員に説明の上、管理者が勝手に登録する事とし、メンバーを直接追加を選択します。
メンバーを追加を選択すると、メンバーが追加されます。
なお、既にExcelでE-Mailアドレスを管理している場合、楽にこの作業を行う方法があります。
追加したメンバーに対しては、Googleから追加された旨、以下の様に連絡があります。
"xxxxxxxx@gmail.com さんにより ××合唱団 ソプラノグループに追加されました。
メッセージは次のとおりです:
ソプラノMLに登録しました。よろしくおねがいします
"
このグループの説明は次のとおりです。
解説記事用テストグループ
----------------------- Google グループ情報 ----------------------
グループ オーナーにより、ご登録タイプは "メール" に設定されました。このグルー プにメッセージが投稿されるたびにコピーが送信されます。
ウェブ上でこのグループを閲覧したり、登録内容を修正するには、次の URL から Google アカウントを作成する必要があります。
http://www.google.com/accounts/NewAccount?service= ...
ウェブ上でこのグループにアクセスするには、次の URL を使用します:
http://groups.google.co.jp/group/xxxxxxxx?hl=ja
このグループから退会される場合は、次の URL へアクセスしてください:
http://groups.google.co.jp/group/xxxxxxx/unsub?u=fdalkKLF2434SfgFDdaK24&hl=ja
-------------------- このメッセージに関する情報 --------------------
このメッセージが不正使用されていると思われる場合は、次の URL から Google グル ープのスタッフにご連絡ください
http://groups.google.co.jp/groups/abuse?direct=JKLDSFDjkldasf9323&hl=ja
ここでは、パートリーダーに「マネージャ権限」を与えます(メンバーを退会させたり追加出来る様にします)。
グループのページの右メニューから、管理業務を選択し、メンバーを管理タブを選択します。
すると、メンバーの一覧が表示されるので、マネージャにしたいメールアドレスの横のチェックボックスにチェックを入れ、メンバータイプを設定をマネージャにしてOKを選択します。
正常に変更された場合は、ニックネーム列にマネージャと表示されるはずです。
※携帯電話からGoogleグループの機能を使うのは難しい様に思われるので、GMailもしくはその他のフリーメールのアカウントを一つ取得してもらった方が良いかも知れません。